La Ricevuta Bancaria (Ri.Ba.)

La ricevuta bancaria — RI.BA. — è uno strumento di incasso che le aziende italiane usano da decenni per riscuotere i crediti dai propri clienti tramite il sistema bancario. Funziona in modo diverso dal bonifico: non è il debitore che decide quando pagare, ma è il creditore ad attivare la procedura di incasso attraverso la propria banca.

In questa guida vediamo come funziona, quando conviene usarla e come si genera il file CBI per l’home banking.

Cos’è la ricevuta bancaria

La RI.BA. è un ordine di incasso: il creditore — cioè chi ha emesso la fattura — incarica la propria banca di riscuotere un importo dal debitore entro una data di scadenza stabilita. Non richiede la firma del debitore al momento dell’emissione, ma presuppone che il rapporto commerciale sia già consolidato e che il debitore sia a conoscenza del debito.

Dal punto di vista pratico, sostituisce l’assegno e la cambiale in tutti quei casi in cui il pagamento è differito nel tempo — 30, 60 o 90 giorni dalla data fattura, spesso con calcolo a fine mese.

Le banche coinvolte: assuntrice e domiciliataria

Nel circuito RI.BA. intervengono due banche con ruoli distinti.

La banca assuntrice è la banca del creditore. Riceve le disposizioni di incasso e le trasmette attraverso la Rete Nazionale Interbancaria (RNI) alla banca del debitore. Si occupa anche di accreditare l’importo al creditore una volta che il pagamento è avvenuto.

La banca domiciliataria è la banca del debitore. Riceve l’avviso di pagamento e lo notifica al proprio correntista, che dovrà autorizzare il pagamento entro la scadenza. Una volta effettuato il pagamento, consegna al debitore la RI.BA. come quietanza — ovvero come conferma che il debito è estinto.

Il passaggio tra le due banche avviene in formato elettronico, attraverso lo standard CBI.

Il formato elettronico e lo standard CBI

Le ricevute bancarie si trasmettono oggi esclusivamente in formato elettronico tramite un file strutturato secondo lo standard CBI (Corporate Banking Interbancario), definito dall’ABI. Questo file contiene tutte le informazioni necessarie: codice SIA del creditore, dati della banca assuntrice (ABI e CAB), importi, scadenze e codici fiscali dei debitori.

Il file CBI viene caricato direttamente nell’area disposizioni dell’home banking aziendale. Da quel momento la banca si occupa di tutto: trasmissione, notifica al debitore e incasso alla scadenza.

Per generare questo file esistono due strade: farlo direttamente dall’home banking della banca, inserendo le disposizioni una per una, oppure usare un software dedicato che permette di gestire più ricevute in modo organizzato e di esportare il file CBI in un colpo solo.

Quando conviene usare le RI.BA.

Le ricevute bancarie sono particolarmente utili per le aziende che hanno un numero significativo di clienti con pagamenti dilazionati. Alcuni casi tipici:

• Vendita con pagamento a 30/60/90 giorni — invece di aspettare che il cliente faccia il bonifico, si predispone la RI.BA. e la banca gestisce l’incasso in automatico
• Clienti abituali con più fatture al mese — le disposizioni possono essere raggruppate per cliente e per scadenza, riducendo il numero di operazioni bancarie
• Gestione dello scadenzario — avere tutte le RI.BA. in un unico sistema permette di sapere in anticipo quali incassi arriveranno e quando, utile per la pianificazione della liquidità

Non è invece lo strumento più adatto per i pagamenti immediati (lì è meglio il bonifico) o per i rapporti con clienti privati, dove si usano altri strumenti come il SDD per le domiciliazioni.

RI.BA. e insoluti

Quando il debitore non paga entro la scadenza, la RI.BA. torna al creditore come insoluta. La banca addebita una commissione per la gestione dell’insoluto, e il creditore deve decidere come procedere: sollecito diretto, accordo su nuova scadenza, o avvio di azioni di recupero.

Tenere traccia degli insoluti è uno dei motivi per cui avere un software dedicato alla gestione delle RI.BA. è utile: permette di sapere subito quali disposizioni non sono andate a buon fine e di agire tempestivamente.

Come si genera il file CBI

Il processo standard è questo:

1. Si raccolgono le fatture da incassare con le relative scadenze
2. Per ogni fattura si inseriscono i dati del debitore (codice fiscale o partita IVA, banca domiciliataria) e l’importo
3. Il software genera il file CBI nel formato richiesto dalla banca
4. Il file viene caricato sull’home banking aziendale nella sezione dedicata alle disposizioni di incasso

Se si ha un gestionale aziendale, è possibile esportare direttamente le scadenze in un file CSV e importarle nel software RI.BA., evitando il reinserimento manuale.

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La funzione di compattazione crediti raggruppa automaticamente più fatture dello stesso cliente con la stessa scadenza in un’unica RI.BA., riducendo il numero di disposizioni e le relative commissioni bancarie. Con 80 fatture su 30 clienti, si può passare da 80 RI.BA. a 30-45: meno commissioni, meno lavoro, estratto conto più pulito per il cliente.

È disponibile in due versioni:

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Domande frequenti

La RI.BA. è la stessa cosa del RID?
No. Il RID (oggi sostituito dal SDD – SEPA Direct Debit) è una domiciliazione bancaria: il debitore autorizza una volta sola l’addebito automatico. La RI.BA. invece non richiede un’autorizzazione permanente ma è disposta dal creditore caso per caso, per ogni scadenza.

Il debitore può rifiutare il pagamento di una RI.BA.?
Sì. A differenza della cambiale, la RI.BA. non è un titolo esecutivo. Il debitore può non pagare entro la scadenza, nel qual caso la disposizione torna come insoluta. Il creditore dovrà poi gestire il recupero del credito per via ordinaria.

Quanto costa emettere una RI.BA.?
I costi variano da banca a banca. In genere si paga una commissione fissa per ogni disposizione presentata (tra 0,50 e 2,00 euro) più eventuali spese per gli insoluti. Raggruppare più fatture dello stesso cliente in un’unica RI.BA. — con la funzione di compattazione — permette di ridurre il numero di disposizioni e quindi i costi complessivi.

Serve un codice SIA per emettere RI.BA.?
Sì. Il codice SIA è un identificativo assegnato dalla propria banca alle aziende che vogliono emettere disposizioni di incasso in formato CBI. Si richiede in filiale o tramite l’home banking aziendale. Senza codice SIA non è possibile generare file CBI validi.