Perché usare un software dedicato per gestire le ricevute bancarie RI.BA.

Chi gestisce le ricevute bancarie sa che il processo, sulla carta, sembra semplice: si raccolgono le scadenze, si inseriscono i dati, si genera il file CBI e si carica sull’home banking. In realtà, quando le RI.BA. da emettere ogni mese sono decine o centinaia, il rischio di errori aumenta, i tempi si allungano e il controllo diventa difficile da mantenere.

Un software dedicato non risolve solo il problema della generazione del file — cambia il modo in cui si gestisce l’intero ciclo delle ricevute bancarie, dalla raccolta dei dati all’archiviazione degli esiti.

Il problema del processo manuale

Molte aziende gestiscono le RI.BA. inserendo i dati a mano nell’home banking della banca, oppure usando fogli Excel per tenere traccia delle scadenze. Questo approccio funziona finché il volume rimane basso — 10, 15 ricevute al mese. Quando si supera quella soglia, emergono i problemi tipici:

• Errori di digitazione sul codice fiscale, sull’importo o sulla scadenza che fanno rifiutare la disposizione dalla banca
• Duplicati: la stessa ricevuta inserita due volte per fatture diverse dello stesso cliente
• Nessuno storico consultabile rapidamente — per sapere se una RI.BA. è stata pagata bisogna controllare l’estratto conto
• Insoluti gestiti a memoria, senza un registro strutturato
• Tempo impiegato ogni mese per reinserire gli stessi dati dei clienti abituali

Il risultato è un processo lento, fragile e difficile da delegare, perché le procedure esistono solo nella testa di chi le fa.

Cosa cambia con un software dedicato

La differenza principale non è nella tecnologia, ma nel controllo. Un software per le RI.BA. trasforma un processo manuale e ripetitivo in qualcosa di strutturato e verificabile.

Anagrafica clienti centralizzata. I dati del debitore — ragione sociale, codice fiscale, banca domiciliataria — si inseriscono una volta sola. Ogni volta che si emette una nuova RI.BA. per quello stesso cliente, i dati si richiamano dall’archivio senza riscriverli. Meno lavoro, meno errori.

Generazione del file CBI automatica. Il file che la banca si aspetta ha un formato preciso, definito dallo standard CBI. Un software lo genera in automatico nel formato corretto, senza che l’operatore debba conoscere le specifiche tecniche. Basta inserire i dati nell’interfaccia — l’output è già pronto per l’upload.

Import da file CSV. Se si ha già un gestionale che esporta le scadenze, non serve reinserirle a mano. Si esporta il file CSV dal gestionale, lo si importa nel software RI.BA. e le disposizioni sono già pronte. Il passaggio di dati avviene in pochi secondi invece di mezz’ora di inserimento manuale.

Archivio e storico. Ogni RI.BA. emessa rimane nell’archivio: importo, cliente, data, esito. Quando un cliente chiama per chiedere conferma di un pagamento, la risposta è a portata di ricerca — non bisogna controllare l’estratto conto della banca.

Gestione degli insoluti. Quando una disposizione non viene pagata alla scadenza, il software lo registra come insoluto. Si ha immediatamente il quadro di quale cliente non ha pagato, per quale importo e da quando — senza dover incrociare dati da fonti diverse.

Il risparmio sulle commissioni bancarie

C’è un vantaggio concreto che spesso non viene considerato: la compattazione dei crediti. Molte aziende emettono più fatture al mese per lo stesso cliente, ognuna con la propria scadenza. Se le scadenze coincidono — o vengono allineate allo stesso giorno — si possono raggruppare in un’unica RI.BA. invece di emetterne una per fattura.

Esempio pratico: 10 fatture per 4 clienti, tutte con scadenza fine mese. Senza compattazione: 10 RI.BA., 10 commissioni bancarie. Con compattazione: 4 RI.BA., 4 commissioni. La riduzione dipende dai volumi, ma su base annua il risparmio può diventare significativo.

Boma RI.BA. include la funzione di compattazione crediti già nella versione Pro. Scopri le funzioni →

Integrazione con il gestionale

Il vantaggio cresce ulteriormente quando il software RI.BA. si integra con il gestionale aziendale. In questo caso le scadenze vengono esportate direttamente dal gestionale — senza reinserimento — e il file CBI viene generato a partire dai dati già presenti nel sistema.

Navigator, il gestionale di Boma Software, esporta le scadenze di riscossione in formato CSV compatibile con Boma RI.BA. Pro. Chi usa già Navigator per fatturazione e prima nota può emettere le RI.BA. senza uscire dal proprio flusso di lavoro abituale. Scopri Navigator →

Boma RI.BA. 2.0 — il software per le ricevute bancarie di Boma Software

Boma RI.BA. è il software sviluppato da Boma Software per la gestione delle ricevute bancarie elettroniche. È disponibile in due versioni con modello Free/Pro: si scarica gratis, si usa subito, e si decide in seguito se passare alla versione Pro in base alle esigenze.

• Free — inserimento manuale, fino a 20 RI.BA. per sessione, 1 banca, 1 intestatario, archivio 60 giorni. Gratuita senza scadenza
• Pro — €79 una tantum, import CSV, compattazione crediti, intestatari multipli, archivio illimitato, aggiornamenti per 12 mesi

È sviluppato e assistito direttamente da Boma Software — chi ha un problema chiama chi ha scritto il codice, non un call center.