Ricevute bancarie elettroniche

La ricevuta bancaria esiste da decenni come strumento di incasso. Per anni si presentava fisicamente allo sportello bancario, su carta. Oggi quella procedura è completamente digitale: le ricevute bancarie elettroniche si trasmettono tramite un file in formato CBI caricato sull’home banking aziendale, senza passare per la filiale.

Il risultato finale è lo stesso — il debitore riceve un avviso di pagamento dalla propria banca e autorizza l’addebito entro la scadenza — ma il processo è più rapido, tracciabile e gestibile anche su volumi elevati.

Dalla RI.BA. cartacea all’elettronica

In origine, le ricevute bancarie erano documenti fisici. L’azienda le compilava, le portava in banca, la banca le trasmetteva alla banca del debitore attraverso il sistema interbancario. Ogni passaggio richiedeva tempo e spostamenti fisici.

Con la digitalizzazione del sistema bancario italiano, il Consorzio CBI ha definito un formato elettronico standardizzato per la trasmissione delle RI.BA. Oggi le aziende generano un file dal proprio software, lo caricano sull’home banking e da quel momento tutto avviene in automatico — trasmissione, notifica al debitore, incasso alla scadenza, restituzione dell’esito.

La RI.BA. cartacea non esiste più nella pratica. Tutte le banche italiane gestiscono le ricevute bancarie esclusivamente in formato elettronico CBI.

Come funziona una RI.BA. elettronica

Il processo segue sempre la stessa sequenza:

1. Il creditore genera il file CBI — tramite il proprio software gestionale o un software dedicato come Boma RI.BA., raccoglie le disposizioni (cliente, importo, scadenza) e genera il file nel formato richiesto dalla banca
2. Il file viene caricato sull’home banking — nella sezione disposizioni di incasso, il creditore fa l’upload del file; la banca assuntrice lo elabora e lo trasmette al sistema interbancario
3. La banca domiciliataria notifica il debitore — la banca del debitore riceve le disposizioni e avvisa il proprio correntista delle RI.BA. in scadenza
4. Il debitore autorizza il pagamento — dall’home banking o in filiale, entro la data di scadenza indicata nella disposizione
5. L’esito torna al creditore — la banca restituisce un file di esiti che indica per ogni RI.BA. se è stata pagata, insoluta o revocata

Il file CBI: cosa contiene

Il file CBI è un file di testo ASCII con righe di lunghezza fissa (120 caratteri). Non è leggibile a occhio nudo come un foglio Excel, ma ogni posizione all’interno di ogni riga ha un significato preciso definito dalle specifiche CBI.

I dati essenziali in ogni disposizione:

• Codice SIA del creditore (identificativo assegnato dalla banca)
• ABI e CAB della banca assuntrice (banca del creditore)
• Ragione sociale e codice fiscale del debitore
• ABI e CAB della banca domiciliataria (banca del debitore)
• Importo della RI.BA. in centesimi
• Data di scadenza
• Numero riferimento (di solito collegato alla fattura)

Un errore in uno di questi campi — una cifra sbagliata nell’ABI, un codice fiscale non valido — fa scartare la disposizione dalla banca. Per questo la generazione manuale del file è rischiosa: basta un carattere fuori posto.

Boma RI.BA. genera il file CBI automaticamente a partire dai dati inseriti nell’interfaccia — nessun rischio di errori di formato. Scarica la versione Free →

Quante RI.BA. si possono inserire in un file

Non c’è un limite tecnico definito dallo standard CBI al numero di disposizioni per file. In pratica, ogni banca può avere limiti operativi propri sull’upload, ma per le PMI questi limiti non vengono quasi mai raggiunti. Un file CBI con 200-300 disposizioni è del tutto normale e viene elaborato senza problemi.

Gli strumenti per generare le RI.BA. elettroniche

Esistono due approcci principali per generare il file CBI:

Dal gestionale aziendale. I gestionali amministrativi più completi hanno un modulo per l’emissione delle RI.BA. che legge direttamente le scadenze delle fatture e genera il file CBI. Navigator, il gestionale di Boma Software, funziona in questo modo: con un’operazione sola converte tutte le scadenze selezionate in un flusso di ricevute pronto per l’upload. Scopri Navigator →

Da un software dedicato. Chi non ha un gestionale, o il cui gestionale non supporta le RI.BA., può usare Boma RI.BA. — un software autonomo pensato esclusivamente per questo. Inserisce i dati dei debitori in anagrafica, gestisce le disposizioni e genera il file CBI. La versione Pro accetta anche l’import da file CSV, utile se si ha già uno scadenzario in un altro formato.

Per chi emette poche RI.BA. e per chi ne emette tante

Con poche ricevute al mese — fino a 15-20 — anche l’inserimento manuale nell’home banking è gestibile. Il limite di questa soluzione è la mancanza di uno storico consultabile e la ripetizione mensile degli stessi inserimenti.

Quando le RI.BA. superano quella soglia, o quando si ha bisogno di raggruppare più fatture dello stesso cliente (compattazione crediti), un software dedicato diventa la scelta più efficiente. Il tempo recuperato ogni mese e la riduzione degli errori giustificano rapidamente anche il costo della versione Pro.