Come funziona la RI.BA.: il processo completo

La Ricevuta Bancaria elettronica (RI.BA.) è lo strumento di incasso più diffuso tra le PMI italiane. Ma come funziona concretamente, dal momento in cui emetti la fattura a quando i soldi arrivano sul tuo conto? Ecco il percorso completo, passo per passo.

Le parti coinvolte in una RI.BA.

In ogni operazione di incasso tramite RI.BA. ci sono tre soggetti principali:

• Il creditore (chi emette la RI.BA., cioè tu): ha venduto beni o servizi e vuole riscuotere il pagamento.
• Il debitore (il tuo cliente): è tenuto a pagare entro la data di scadenza concordata.
• Le banche: la banca assuntrice (quella del creditore) e la banca domiciliataria (quella del debitore) si scambiano i dati in formato elettronico attraverso il circuito CBI.

Il ciclo di vita di una RI.BA.: dalla creazione all’accredito

1. Emissione

Il creditore crea la RI.BA. inserendo i dati del debitore, l’importo e la data di scadenza. Con un software dedicato come Boma RiBa questo passaggio richiede pochi secondi e può essere fatto direttamente dall’ufficio amministrativo.

2. Generazione del file CBI

I dati vengono codificati nel formato standard CBI (Corporate Banking Interbancario), definito dall’ABI (trovate qui il link al manuale tecnico del consorzio CBI). Il file ha una struttura precisa: record di testa, record di corpo per ogni RI.BA. e record di coda. Qualsiasi errore in questa struttura causa il rifiuto del file da parte della banca.

3. Invio alla banca assuntrice

Il file CBI viene caricato sull’home banking della propria banca (la banca assuntrice), che lo elabora e lo trasmette alla rete interbancaria. Da questo momento il processo è automatico.

4. Presentazione al debitore

La banca del debitore (banca domiciliataria) riceve la disposizione e presenta l’addebito sul conto corrente del cliente alla data di scadenza indicata nella RI.BA.

5. Accredito o insoluto

Se il conto del debitore ha disponibilità sufficiente, l’importo viene accreditato al creditore nei giorni successivi alla scadenza. In caso contrario la RI.BA. torna insoluta: il creditore riceve una notifica dalla propria banca e deve gestire il recupero del credito.

Le scadenze da rispettare: i tempi del circuito CBI

I tempi del circuito CBI sono rigidi e variano da banca a banca. In generale il file CBI va consegnato alla banca assuntrice 3–5 giorni lavorativi prima della data di scadenza. Rispettare questo termine è fondamentale: una presentazione tardiva causa il rifiuto automatico dell’intera distinta, con conseguente ritardo nell’incasso.

È buona pratica verificare con la propria banca la finestra di acquisizione esatta e impostare promemoria per la generazione del file con anticipo sufficiente.

Cosa succede in caso di insoluto

Quando una RI.BA. torna insoluta il creditore ha diverse opzioni:

• Ri-presentazione: se il problema era temporaneo (es. conto momentaneamente insufficiente), è possibile presentare nuovamente la RI.BA. accordandosi con il debitore.
• Recupero crediti: in caso di inadempienza prolungata, si può procedere con diffida formale o azione legale.
• Accordo alternativo: emissione di nota di credito e sostituzione con un altro strumento di pagamento (bonifico, assegno, rateizzazione).

Attenzione ai tempi: i costi bancari per l’insoluto si accumulano rapidamente e i termini legali per eventuali azioni decorrono dalla data di scadenza originale della RI.BA.

RI.BA. e fatturazione elettronica: come si collegano

La RI.BA. è uno strumento di incasso, non un documento fiscale. Si affianca alla fattura elettronica — prima si emette la fattura tramite il Sistema di Interscambio (SDI), poi si emette la RI.BA. per riscuotere l’importo corrispondente.

Con Navigator, il software gestionale di Boma Software, puoi gestire entrambi i flussi in un unico ambiente: le fatture emesse vengono collegate automaticamente alle RI.BA. da presentare in banca, eliminando la duplicazione dei dati e gli errori di digitazione.

Gestisci le tue RI.BA. con Boma RiBa

Boma RiBa è il software sviluppato da Boma Software per la gestione completa delle ricevute bancarie elettroniche. Genera il file CBI nel formato corretto per qualsiasi banca, gestisce l’anagrafica delle banche assuntrici, conserva l’archivio storico di tutte le distinte emesse e segnala eventuali errori prima dell’invio in banca.

È utilizzato da PMI e studi commerciali in tutta Italia da oltre vent’anni. Scopri Boma RiBa →