Porting dati gestionale: cosa si può trasferire davvero?

La domanda che tutti fanno prima di cambiare gestionale

“Se cambio gestionale, perdo tutto quello che ho accumulato in questi anni?”

È la domanda più frequente che riceviamo quando parliamo di migrazione verso Navigator. La risposta onesta è: no, non perdi tutto — ma non puoi portare tutto. E capire la differenza è fondamentale per pianificare il passaggio senza sorprese.

In questa guida distinguiamo tre categorie di dati: quelli che si trasferiscono integralmente, quelli che si ricostruiscono e quelli che conviene lasciare nel vecchio sistema come archivio consultabile.

Dati che si trasferiscono integralmente

Questi sono i dati strutturati che ogni gestionale gestisce in modo standard e che possono essere esportati, mappati e importati nel nuovo sistema con alta fedeltà.

Anagrafica clienti e fornitori

Ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, contatti, condizioni di pagamento, agente di riferimento, listino associato. Tutto questo si trasferisce. L’unica variabile è la qualità dei dati sorgente: se nel vecchio gestionale hai duplicati, campi vuoti o codifiche non coerenti, il porting è l’occasione giusta per fare pulizia.

Articoli e listini

Codice articolo, descrizione, unità di misura, categoria merceologica, prezzo di vendita e di acquisto, aliquota IVA associata. Se hai listini differenziati per cliente o per canale, anche questi si trasferiscono — la complessità aumenta in proporzione al numero di listini, ma non è un problema tecnico insuperabile.

Giacenze di magazzino

Le giacenze attuali si trasferiscono come saldo iniziale nel nuovo gestionale. I movimenti di magazzino storici (entrate, uscite, trasferimenti) sono invece nella categoria “ricostruibili” — vedi sotto.

Saldi contabili e partite aperte

I saldi di conto alla data di migrazione si trasferiscono come saldo iniziale. Le partite aperte (fatture emesse non ancora pagate, rate in scadenza) si trasferiscono con tutte le informazioni necessarie per la gestione degli incassi e dei pagamenti.

Ordini in corso

Gli ordini clienti e fornitori ancora aperti alla data di go-live si trasferiscono, così come i documenti di trasporto non ancora fatturati. Questo è uno degli aspetti più delicati del porting perché richiede una fotografia precisa della situazione in un momento specifico.

Dati che si ricostruiscono

Questi sono dati che tecnicamente esistono nel vecchio sistema ma che per vari motivi — struttura diversa, volume elevato, scarso valore operativo — conviene ricostruire piuttosto che trasferire direttamente.

Storico fatture degli anni precedenti

Le fatture degli anni fiscali chiusi non servono per l’operatività quotidiana del nuovo gestionale. Servono per le verifiche fiscali e per le statistiche storiche. La soluzione standard è mantenere il vecchio gestionale accessibile in sola lettura per la consultazione dello storico, senza portarlo nel nuovo sistema. In alternativa, per chi ha esigenze specifiche di reportistica storica, si può importare un estratto delle fatture degli ultimi 2–3 anni in formato semplificato.

Statistiche di vendita storiche

I dati aggregati sulle vendite per cliente, per articolo o per periodo si possono ricostruire a partire dalle fatture se queste vengono importate. In alternativa si esportano come report dal vecchio sistema e si archiviano in Excel come riferimento storico.

Movimenti di magazzino storici

Il dettaglio di ogni entrata e uscita di magazzino degli anni passati raramente è necessario nel nuovo gestionale. Quello che conta è la giacenza corretta alla data di migrazione, che si trasferisce come saldo iniziale. I movimenti storici possono essere esportati in formato tabulare e archiviati separatamente se servono per audit o controlli interni.

Dati che conviene lasciare nel vecchio sistema

Non tutto deve essere migrato. Alcune categorie di dati non hanno valore operativo nel nuovo sistema e portarle richiederebbe un lavoro sproporzionato rispetto al beneficio.

Configurazioni specifiche del vecchio software

Template di stampa, configurazioni di workflow, automatismi e macro costruite nel vecchio sistema non si trasferiscono — e non ha senso farlo. Nel nuovo gestionale si ricreano le configurazioni necessarie, spesso in modo più razionale perché si riparte da zero senza i vincoli del vecchio sistema.

Log e audit trail storici

I log di accesso, le modifiche ai documenti, la traccia delle operazioni degli utenti nel vecchio sistema rimangono nel vecchio sistema. Se sono rilevanti per compliance o audit, si esportano in formato PDF o CSV e si archiviano separatamente.

Dati di configurazione tecnica

Utenti, permessi, gruppi di accesso, configurazioni di rete del vecchio sistema vengono ricreati ex-novo nel nuovo gestionale. Non c’è nulla da portare — e ricominciare da zero è spesso l’occasione per rivedere le logiche di accesso con occhi freschi.

Il porting come occasione di riorganizzazione

Uno degli aspetti meno considerati del cambio gestionale è che il porting dati è anche un momento di pulizia e riorganizzazione dell’archivio. Anni di uso producono inevitabilmente:

• Clienti duplicati con ragioni sociali leggermente diverse
• Articoli obsoleti mai cancellati ma non più usati
• Codifiche non coerenti tra diverse aree del gestionale
• Condizioni di pagamento create per casi specifici e mai rimosse

Fare pulizia prima del porting — o durante il processo di mappatura — significa arrivare nel nuovo gestionale con un archivio ordinato, che è molto più facile da mantenere nel tempo.

Come gestiamo il porting in Boma Software

Prima di iniziare qualsiasi migrazione verso Navigator, facciamo un’analisi gratuita dei dati sorgente. Accediamo all’export del tuo gestionale attuale, verifichiamo la qualità e la struttura dei dati, e ti diciamo con precisione cosa trasferiremo, cosa ricostruiremo e cosa lasceremo nel vecchio sistema.

Lavoriamo con esportazioni da TeamSystem, Zucchetti, Sistemi, Mago, Danea Easyfatt e altri sistemi diffusi tra le PMI italiane. In tutti i casi, il processo è documentato e verificabile: prima del go-live ti mostriamo i dati nel nuovo sistema e validate insieme che tutto sia corretto.

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