Il dubbio più frequente degli imprenditori

Quando un’azienda valuta di cambiare conservatore delle fatture elettroniche, la prima domanda è quasi sempre questa:

“Cosa succede alle fatture degli anni precedenti?”

Il timore è di perdere i documenti o di non poterli più esibire in caso di controllo.

In realtà, se la conservazione è stata effettuata correttamente, i documenti rimangono validi anche se si decide di cambiare fornitore.

I documenti conservati non spariscono

I sistemi di conservazione digitale producono pacchetti documentali che includono:

• i file delle fatture

• le informazioni di archiviazione

• le firme digitali

• le marche temporali

Questi elementi garantiscono l’integrità del documento nel tempo.

Per questo motivo i documenti conservati rimangono validi anche se si decide di utilizzare un altro conservatore per i documenti futuri.

Come si gestisce correttamente lo storico

Prima di cambiare conservatore è sempre consigliabile verificare lo stato della conservazione esistente.

Questo significa controllare che:

• i documenti siano completi

• le firme digitali siano valide

• i pacchetti di archiviazione siano integri

Una volta effettuata questa verifica, lo storico può essere conservato in modo sicuro mentre il nuovo conservatore gestirà i documenti successivi.

Una procedura più semplice di quanto si pensi

Molte aziende scoprono che il cambio conservatore è molto meno complicato di quanto immaginassero.

Con le verifiche corrette è possibile:

• mettere in sicurezza lo storico

• ridurre i costi annuali

• adottare soluzioni più flessibili.