Cosa succede se cambio conservatore delle fatture elettroniche?

La risposta breve: le tue fatture restano valide e non perdi niente

La preoccupazione più comune quando si valuta di cambiare conservatore è questa: “Le fatture che ho già conservato rimangono valide? Posso perderle?”

La risposta è no — non le perdi, e la loro validità legale non dipende dal conservatore che usi, ma dal fatto che siano state conservate correttamente nel momento dell’archiviazione. Una fattura conservata a norma nel 2022 rimane valida nel 2026 anche se nel frattempo hai cambiato tre volte conservatore.

Come funziona tecnicamente il cambio conservatore

La conservazione a norma produce dei “pacchetti di archiviazione” (tecnicamente chiamati AIP — Archival Information Package) che contengono i documenti originali insieme alle firme digitali e alle marche temporali che ne garantiscono autenticità e integrità. Questi pacchetti sono lo standard AgID e sono interoperabili — cioè possono essere letti e gestiti da qualsiasi sistema di conservazione accreditato.

Quando cambi conservatore, il processo è il seguente:

1. Richiesta di esportazione: notifichi la disdetta al vecchio conservatore e richiedi la consegna di tutti i pacchetti di archiviazione (AIP) relativi ai tuoi documenti.
2. Consegna dei pacchetti: il vecchio conservatore ha l’obbligo contrattuale e normativo di consegnarti i tuoi documenti in formato standard. I tempi variano (tipicamente 30–60 giorni), ma l’obbligo è chiaro.
3. Importazione nel nuovo sistema: il nuovo conservatore acquisisce i pacchetti e li integra nel suo sistema. Da quel momento in poi, la conservazione dei nuovi documenti avviene nel nuovo sistema, mentre lo storico è disponibile nella stessa interfaccia.
4. Verifica: prima di chiudere il vecchio contratto, verifica di avere accesso a tutti i documenti nel nuovo sistema e che le ricerche funzionino correttamente.

Cosa devi chiedere al vecchio conservatore

Quando notifichi la disdetta, fai queste richieste esplicitamente per iscritto (email o PEC):

• Esportazione completa di tutti i pacchetti di archiviazione (AIP) in formato standard AgID
• Conferma della data entro cui i dati saranno disponibili per il download
• Conferma che il servizio rimarrà attivo in sola lettura per almeno 30 giorni dopo la scadenza del contratto
• Ricevuta scritta dell’avvenuta consegna dei dati

Se il conservatore oppone resistenza o fa difficoltà, ricorda che l’obbligo di restituzione dei dati è sancito dalle Linee Guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici e dal Regolamento UE 2023/2854 (Data Act).

Cosa succede ai documenti nel periodo di transizione

Durante il periodo di transizione tra un conservatore e l’altro, le fatture nuove che emetti o ricevi possono essere gestite in due modi:

• Continui con il vecchio conservatore fino alla data di scadenza del contratto, poi trasferisci tutto al nuovo sistema in un’unica operazione.
• Attivi subito il nuovo conservatore per i nuovi documenti, mentre lo storico viene trasferito in parallelo. Questo è il metodo più comune quando si cambia anche il gestionale.

In entrambi i casi non esiste un “buco” nella conservazione: i documenti sono sempre coperti da un sistema valido.

Il ruolo del commercialista nel cambio conservatore

Il tuo commercialista non deve dare il permesso per cambiare conservatore — la decisione è tua. Se il commercialista gestisce la conservazione per tuo conto (cioè i tuoi documenti sono nel suo sistema e lui li gestisce), devi informarlo della disdetta e richiedere l’esportazione dei tuoi dati esattamente come faresti con qualsiasi altro fornitore.

In questo caso il commercialista continuerà a ricevere e processare le tue fatture elettroniche come prima — cambia solo il sistema in cui vengono conservate. Le sue operazioni di contabilità non sono impattate.

Con Navigator il cambio è ancora più semplice

Se stai valutando di passare a Navigator come gestionale principale, il tema del conservatore si risolve automaticamente: Navigator ti propone un conservazione a prezzi irrisori se non gratuita, e gestiamo noi il trasferimento dello storico dal vecchio sistema.

Non devi coordinarti con fornitori diversi, non devi gestire formati tecnici e non devi preoccuparti della continuità della conservazione durante la transizione. Contattaci per sapere come funziona nel tuo caso specifico →