Come generare il file CBI per le ricevute bancarie RI.BA.

Il file CBI è il documento che la banca si aspetta ogni volta che si presentano ricevute bancarie in formato elettronico. Senza di esso non è possibile emettere RI.BA. tramite home banking. Generarlo manualmente è tecnicamente possibile ma rischioso — basta un carattere fuori posto per far rifiutare l’intero flusso dalla banca.

In questa guida vediamo cosa serve per generare il file, com’è strutturato e come caricarlo correttamente sull’home banking aziendale.

Cosa serve prima di iniziare

Prima di poter generare il primo file CBI, è necessario avere a disposizione alcuni elementi:

Il codice SIA. È un identificativo alfanumerico di 5 caratteri assegnato dalla propria banca. Serve a identificare il mittente del flusso CBI. Si richiede in filiale o tramite l’home banking aziendale — l’attivazione è gratuita e richiede qualche giorno lavorativo. Senza codice SIA non si può generare un file CBI valido.

I dati della propria banca (assuntrice). ABI e CAB dell’istituto presso cui è aperto il conto corrente aziendale da cui verranno incassate le RI.BA.

I dati dei debitori. Per ogni cliente a cui si vuole inviare una RI.BA. servono: ragione sociale, codice fiscale (o partita IVA), ABI e CAB della sua banca. Quest’ultimo si ricava dall’IBAN del cliente: cifre 6-10 = ABI, cifre 11-15 = CAB.

Le disposizioni da emettere. Per ogni RI.BA.: importo, data di scadenza e riferimento (tipicamente il numero di fattura).

Come è strutturato il file CBI

Il file CBI è un file di testo ASCII con righe di esattamente 120 caratteri. Non è pensato per essere letto a occhio nudo — ogni posizione all’interno di ogni riga ha un significato definito dalle specifiche del Consorzio CBI.

La struttura si compone di tre tipi di record:

• Record di testa (tipo 00) — compare una sola volta all’inizio del file e identifica il mittente: codice SIA, ABI e CAB della banca assuntrice, data di creazione del file, descrizione del flusso
• Record di disposizione (tipo 40 e tipo 50) — uno per ogni RI.BA.: dati del debitore, importo, scadenza, riferimento fattura, banca domiciliataria
• Record di coda (tipo 70) — compare una sola volta in fondo e riepiloga il numero totale di disposizioni e l’importo complessivo del flusso

Un file CBI con 30 RI.BA. avrà 1 record di testa + 60 record di disposizione (2 per ogni RI.BA.) + 1 record di coda = 62 righe da 120 caratteri.

Il processo di generazione con un software

Con un software dedicato come Boma RI.BA., il processo è questo:

1. Configurazione iniziale — si inserisce una volta sola il codice SIA e i dati della propria banca assuntrice nelle impostazioni del software
2. Anagrafica debitori — si inseriscono i dati di ogni cliente (ragione sociale, codice fiscale, ABI e CAB della banca domiciliataria); questa operazione si fa una sola volta per ogni cliente
3. Inserimento disposizioni — per ogni sessione si seleziona il cliente dall’anagrafica, si inserisce importo e scadenza; i dati del cliente vengono richiamati automaticamente
4. Generazione del file — il software costruisce il file CBI nel formato corretto e lo salva sul computer
5. Upload sull’home banking — si carica il file nell’area disposizioni di incasso della propria banca

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Come si carica il file sull’home banking

Ogni banca organizza l’area di upload in modo leggermente diverso, ma il percorso è sempre simile. Si cerca la sezione dedicata alle disposizioni di incasso — può chiamarsi “presentazione RI.BA.”, “disposizioni elettroniche”, “import flussi CBI” o varianti simili.

In quella sezione si trova un pulsante per caricare il file. Si seleziona il file CBI generato dal software, si conferma l’upload e la banca elabora le disposizioni. Di solito entro qualche ora (o al massimo il giorno lavorativo successivo) le disposizioni risultano acquisite e vengono trasmesse alle banche dei debitori.

Attenzione ai termini di presentazione. Ogni banca ha un termine entro cui il file va caricato prima della scadenza delle RI.BA. — tipicamente 2-3 giorni lavorativi prima. Caricare il file il giorno della scadenza non garantisce che le disposizioni vengano elaborate in tempo.

Generazione da file CSV (import dal gestionale)

Chi ha un gestionale che esporta lo scadenzario clienti in formato CSV può saltare l’inserimento manuale delle disposizioni. Si esporta il file CSV dal gestionale, lo si importa in Boma RI.BA. Pro, e il software prepara le disposizioni leggendo i dati già presenti nel file.

Navigator, il gestionale di Boma Software, esporta le scadenze di riscossione in un formato compatibile con Boma RI.BA. Pro. Il passaggio da scadenzario a file CBI richiede pochi minuti senza nessun reinserimento.

Errori comuni e come evitarli

ABI o CAB del debitore errati. La disposizione viene scartata dalla banca. Verificare sempre che i codici siano ricavati correttamente dall’IBAN del cliente prima di inserirli nell’anagrafica.

Codice SIA mancante o errato. Il file viene rifiutato in blocco dalla banca assuntrice. Il codice SIA deve essere quello rilasciato dalla propria banca — non è un dato inventabile.

Importo in formato sbagliato. Nel file CBI l’importo va espresso in centesimi senza separatori. Un software corretto gestisce questa conversione in automatico.

File caricato troppo tardi. Le banche hanno finestre temporali precise per l’acquisizione dei flussi CBI. Caricare il file fuori dalla finestra può far slittare l’incasso alla settimana successiva.