Il costo della conservazione elettronica
Molte aziende pagano canoni crescenti per la conservazione delle fatture elettroniche, spesso legati ai software dei commercialisti. La conservazione è meno complessa di quanto sembri e valutare soluzioni alternative può ridurre i costi e aumentare il controllo sui documenti.
La conservazione elettronica è un obbligo — ma non deve costare quanto ti stanno facendo pagare
Dal 2019, con l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica, tutte le aziende italiane devono conservare le proprie fatture in formato digitale per 10 anni. Non è una scelta — è un requisito di legge. Ma il modo in cui questo obbligo viene soddisfatto, e soprattutto quanto si paga per farlo, varia in modo enorme da azienda ad azienda.
Questo articolo ti aiuta a capire cosa stai effettivamente comprando quando paghi il servizio di conservazione, cosa è incluso e cosa non lo è, e come confrontare le offerte sul mercato.
Cosa significa “conservazione a norma”
La conservazione a norma delle fatture elettroniche non è semplicemente “salvare i file su un server”. È un processo tecnico e legale che deve garantire:
- Autenticità: il documento conservato deve essere identico all’originale e deve essere dimostrabile che non è stato modificato dopo la sua emissione.
- Integrità: il documento non deve poter essere alterato durante il periodo di conservazione.
- Leggibilità: il documento deve essere accessibile e leggibile per tutta la durata della conservazione, anche se i formati tecnologici cambiano.
- Reperibilità: in caso di verifica fiscale, i documenti devono essere recuperabili e consegnabili all’Agenzia delle Entrate in tempi ragionevoli.
Queste garanzie vengono assicurate tramite firma digitale, marca temporale e un sistema di gestione documentale certificato secondo le specifiche AgID. Ogni conservatore accreditato deve rispettare gli stessi standard — il che significa che il livello minimo di servizio è uguale per tutti.
Cosa include (e cosa non include) il servizio di conservazione
Prima di confrontare i prezzi, è fondamentale capire cosa è incluso nel canone che stai pagando.
Sempre incluso (o dovrebbe esserlo)
- Conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute
- Firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione
- Accesso al sistema per la consultazione dei documenti conservati
- Esportazione dei documenti in caso di chiusura del contratto
Spesso venduto come extra
- Conservazione di altri documenti: libri contabili, registri IVA, contratti. Alcuni fornitori includono solo le fatture nel piano base e applicano costi aggiuntivi per ogni altra tipologia di documento.
- Accesso multi-utente: alcuni sistemi permettono l’accesso di un solo utente nel piano base e richiedono un upgrade per aggiungere altri utenti dello stesso studio o azienda.
- Ricerca avanzata: la possibilità di cercare i documenti per data, importo, fornitore o altri parametri è a volte limitata nei piani base.
- Notifiche e reportistica: avvisi di scadenza, report sullo stato della conservazione, dashboard. Funzioni utili ma non obbligatorie.
Quanto dovresti pagare: fasce di prezzo reali
Il mercato della conservazione elettronica per le PMI si divide in tre fasce:
| Fascia | Prezzo indicativo/anno | Tipico fornitore |
|---|---|---|
| Mercato libero | €50–150 | Fornitori specializzati, software di fatturazione standalone |
| Bundle con gestionale | €150–400 | Software gestionali mid-market (incluso o come modulo) |
| Canale commercialista | €300–800+ | TeamSystem, Zucchetti, Sistemi tramite studio commercialista |
La fascia del “canale commercialista” è la più costosa non perché il servizio sia migliore, ma perché include i margini di tutta la catena distributiva. Il conservatore che stai usando è spesso lo stesso (o equivalente) a quello della fascia bassa — ci sono semplicemente più soggetti che ci guadagnano nel mezzo.
Come valutare il tuo contratto attuale
Questi sono i punti da verificare nella tua situazione attuale:
- Qual è il costo annuo totale, inclusi tutti i supplementi e le voci accessorie?
- Il prezzo è fisso o varia in base al numero di documenti conservati?
- Sono incluse le fatture passive (ricevute dai fornitori) o solo quelle emesse?
- È inclusa la conservazione dei registri IVA e dei libri contabili?
- Puoi esportare i tuoi documenti in autonomia, senza pagare un servizio aggiuntivo?
- Quante volte è aumentato il prezzo negli ultimi 3 anni?
La conservazione inclusa in Navigator
Con Navigator, il software gestionale di Boma Software, la conservazione a norma delle fatture elettroniche è a prezzi irrisori se non gratuita. Non è un modulo separato, non ha costi a documento e non aumenta in base al volume di fatture emesse.
Se stai pagando separatamente per la conservazione — o se il costo è nascosto in un bundle con altri servizi che non usi — vale la pena fare un confronto. Contattaci per una valutazione gratuita →
