È davvero rischioso cambiare conservatore delle fatture elettroniche?

La normativa non obbliga a restare con lo stesso conservatore

Una delle convinzioni più diffuse è che una volta scelto un conservatore non si possa più cambiare.

In realtà la normativa italiana sulla conservazione digitale non prevede alcun obbligo di mantenere lo stesso fornitore nel tempo.

Le regole tecniche stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale richiedono semplicemente che i documenti conservati siano:

• integri

• leggibili

• reperibili

• esibibili in caso di controllo

Questo significa che un’azienda può conservare i documenti con un conservatore per un certo periodo e poi decidere di affidarsi a un altro soggetto per gli anni successivi.

Il vero punto da controllare: la conservazione dello storico

Il vero elemento da verificare non è il cambio conservatore, ma come è stato conservato lo storico dei documenti.

Quando un sistema di conservazione chiude correttamente i propri archivi, produce dei pacchetti documentali che contengono:

• i file delle fatture

• i metadati

• le firme digitali

• la marca temporale

Questi pacchetti rappresentano la prova della corretta conservazione dei documenti nel tempo.

Se sono integri e verificabili, lo storico rimane perfettamente valido anche se si cambia fornitore.

Perché molti imprenditori temono il cambio conservatore

Il timore nasce spesso da due fattori.

Il primo è la complessità apparente della normativa sulla conservazione digitale.

Il secondo è il fatto che molte piattaforme di fatturazione e conservazione sono integrate con i software utilizzati dai commercialisti. Questo porta alcuni professionisti a scoraggiare il cambio di sistema, perché richiede una minima riorganizzazione operativa.

Il risultato è che molti imprenditori continuano a pagare canoni elevati semplicemente perché pensano di non avere alternative.

Come cambiare conservatore in modo sicuro

Cambiare conservatore non significa “abbandonare” il sistema precedente da un giorno all’altro.

La procedura corretta prevede alcuni passaggi fondamentali:

1. verificare che i documenti già conservati siano completi

2. esportare i pacchetti di conservazione dello storico

3. controllare la validità delle firme digitali e delle marche temporali

4. archiviare i documenti in modo sicuro

5. attivare il nuovo conservatore per i documenti futuri

Seguendo questi passaggi è possibile gestire il cambio in modo ordinato e senza alcun rischio.

Il vantaggio principale: ridurre i costi annuali

Molte aziende utilizzano piattaforme di conservazione collegate a software gestionali o a servizi offerti dallo studio del commercialista.

In diversi casi questi servizi hanno costi annuali che aumentano progressivamente nel tempo.

Valutare soluzioni alternative può permettere di:

• ridurre il costo della conservazione

• avere maggiore controllo sui propri documenti

• scegliere servizi più flessibili

Il tutto mantenendo la piena conformità normativa.

Il supporto di Boma Software

Gestire correttamente il cambio conservatore richiede alcune verifiche tecniche sullo storico dei documenti.

Boma Software, con la sua competenza nella realizzazione di soluzioni gestionali, supporta le aziende in tutte le fasi del processo:

• analisi della conservazione esistente

• verifica tecnica dei pacchetti documentali

• messa in sicurezza dello storico

• attivazione di una soluzione di conservazione più economica

Inoltre, per chi desidera una gestione più completa, Boma Software propone anche una soluzione gestionale che integra:

• fatturazione elettronica

• gestione magazzino

• controllo documentale

con l’obiettivo di ridurre la dipendenza da piattaforme costose e poco flessibili.

Cambiare conservatore è possibile (e spesso conveniente)

Il cambio conservatore non è una pratica rischiosa.

È una scelta che deve essere gestita con metodo e competenza, ma che può portare vantaggi concreti in termini di:

• riduzione dei costi

• maggiore autonomia

• migliore controllo dei propri documenti

Per molte aziende rappresenta semplicemente un modo per uscire da sistemi costosi e ritrovare maggiore libertà nella gestione dei propri dati.