Fattura elettronica: guida completa per aziende e professionisti

Cos’è la fattura elettronica e perché è obbligatoria

La fattura elettronica è un documento fiscale in formato digitale strutturato — il formato XML FatturaPA — che deve essere emesso, trasmesso e conservato esclusivamente in forma elettronica. Non è un PDF inviato via email: è un file con una struttura precisa, definita dall’Agenzia delle Entrate, che viaggia attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).

L’obbligo di fatturazione elettronica vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato (operazioni B2B e B2C), sia nei confronti della Pubblica Amministrazione (operazioni B2G). Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate.

Chi è obbligato alla fattura elettronica

Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è esteso a tutti i soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia, senza eccezioni di regime o soglia di fatturato. Sono inclusi:

• Imprese e società di qualsiasi dimensione e settore
• Liberi professionisti con partita IVA in regime ordinario
• Forfettari e contribuenti in regime di vantaggio — l’obbligo è scattato in fasi successive, ma dal 2024 riguarda tutti indipendentemente dal volume di ricavi
• Enti del Terzo Settore che effettuano operazioni commerciali

Sono esclusi solo i soggetti non residenti (che usano il sistema Esterometro per le operazioni con l’estero) e alcune categorie specifiche definite dalla normativa vigente.

Il formato XML FatturaPA: cos’è e cosa contiene

Il formato FatturaPA è uno standard XML definito dall’Agenzia delle Entrate. Non è un semplice file di testo — ha una struttura gerarchica con sezioni obbligatorie che devono essere compilate correttamente, pena lo scarto da parte del Sistema di Interscambio.

I campi principali che ogni fattura elettronica deve contenere:

• Dati del cedente/prestatore: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, regime fiscale
• Dati del cessionario/committente: ragione sociale o nome, partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC
• Dati generali della fattura: numero, data, tipo documento (fattura, nota di credito, parcella…)
• Corpo della fattura: descrizione dei beni o servizi, quantità, prezzi unitari, aliquota IVA
• Dati di pagamento: modalità, scadenza, IBAN (se bonifico)

Un buon software gestisce automaticamente la compilazione di questi campi — l’operatore inserisce solo i dati del cliente e le voci della fattura, il resto viene costruito dal programma nel formato corretto.

Come si produce una fattura elettronica

Una fattura elettronica deve essere emessa tramite un software, il quale traduca le specifiche dell’Agenzia delle Entrate in un file XML valido. Le strade disponibili sono:

• Portale dell’Agenzia delle Entrate (fatturae.agenziaentrate.gov.it): gratuito, ma con funzionalità limitate e nessuna integrazione con il gestionale
• Software gestionale con modulo fatturazione elettronica: la soluzione più efficiente per chi emette molte fatture — i dati del cliente e delle voci vengono presi direttamente dall’anagrafica
• Intermediari accreditati: servizi cloud che fungono da tramite tra il tuo software e lo SDI

Navigator, il software gestionale di Boma Software, include la fatturazione elettronica completa: dall’emissione della fattura in formato XML all’invio allo SDI, dalla ricezione delle fatture passive alla conservazione a norma. Non è un modulo separato — è integrato nel gestionale.

Come si invia una fattura elettronica al cliente

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), altrimenti si considera non emessa. Per recapitare la fattura al destinatario corretto esistono due metodi:

• Codice destinatario: un codice alfanumerico di 7 cifre assegnato al ricevente dal suo software o intermediario. È il metodo preferibile — la fattura arriva direttamente nel sistema del destinatario.
• PEC (Posta Elettronica Certificata): l’indirizzo PEC del destinatario. In questo caso il campo “Codice Destinatario” va compilato con il valore “0000000” (sette zeri) e la PEC va indicata nel campo apposito.

Lo SDI verifica la correttezza formale del file XML. Se il file è valido, lo consegna al destinatario e restituisce una ricevuta di consegna. Se contiene errori, lo scarta con una notifica — in quel caso la fattura va corretta e reinviata entro 5 giorni.

Come si ricevono le fatture dai fornitori

Dal momento in cui sei soggetto all’obbligo di fatturazione elettronica, anche i tuoi fornitori devono emetterti fatture elettroniche. Per riceverle devi comunicare loro il tuo codice destinatario oppure la tua PEC.

Le fatture ricevute confluiscono nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate e, se hai un software integrato, vengono importate automaticamente nel gestionale per la registrazione contabile. Questo elimina la necessità di inserire manualmente le fatture passive — un risparmio di tempo significativo per l’ufficio amministrativo.

La conservazione a norma delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni in un sistema di conservazione a norma, ai sensi del D.Lgs. 82/2005 (Codice del Digitale) e delle Linee Guida AgID. Non è sufficiente salvare i file XML su un disco locale o in una cartella email.

La conservazione a norma garantisce:

• Autenticità del documento nel tempo (firma digitale)
• Integrità — il documento non può essere modificato dopo l’archiviazione
• Leggibilità per tutta la durata del periodo obbligatorio
• Reperibilità in caso di verifica fiscale

Molti fornitori vendono la conservazione come servizio separato, con costi che crescono ogni anno. Con Navigator la conservazione è inclusa nel canone — senza costi aggiuntivi a documento. Per approfondire: quanto costa davvero la conservazione delle fatture elettroniche →

Le sanzioni per chi non emette fattura elettronica

Chi emette fattura in forma cartacea o PDF invece di quella elettronica, o chi la invia fuori dai canali previsti (senza passare dallo SDI), rischia sanzioni significative:

• Dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’operazione non correttamente documentata
• Per i forfettari: possibile contestazione del regime agevolato in caso di reiterazione
• Nessun ravvedimento operoso è possibile se la fattura è già stata contestata in sede di verifica

Le sanzioni si applicano anche se la fattura viene emessa in ritardo rispetto ai termini previsti (generalmente entro 12 giorni dalla data dell’operazione per le fatture immediate, entro il 15 del mese successivo per le fatture differite).

Come scegliere il software per la fatturazione elettronica

Il mercato offre soluzioni molto diverse tra loro. I criteri principali da valutare per una PMI:

• Integrazione con il gestionale: un software che gestisce fatturazione, magazzino e scadenzari in un unico ambiente elimina duplicazioni e riduce gli errori
• Conservazione inclusa: verificare se è inclusa o a pagamento separato — spesso è il costo nascosto più rilevante
• Supporto diretto: quando c’è un problema, avere un interlocutore diretto fa la differenza rispetto a un call center
• Costo reale annuo: sommare canone base, modulo fatturazione, conservazione e assistenza per avere il costo reale
• Porting dai sistemi precedenti: se stai cambiando gestionale, verificare che il fornitore garantisca la migrazione dei dati storici

Navigator: fatturazione elettronica integrata nel gestionale

Navigator è il software gestionale di Boma Software che include la fatturazione elettronica completa: emissione in formato XML FatturaPA, invio allo SDI, ricezione fatture passive e conservazione a norma — tutto in un unico ambiente, senza moduli aggiuntivi a pagamento.

Se stai attualmente usando TeamSystem, Zucchetti o altri sistemi con canoni elevati, possiamo valutare insieme il passaggio: offriamo il porting completo dei dati storici e un periodo di affiancamento per garantire la continuità operativa. Scopri come funziona il porting →

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