L'attività di un'agenzia viaggi è essenzialmente un'attività di intermediazione fra il Fornitore dei servizi (Tour Operator ) ed il Cliente.

Gestire questa attività pone molte problematiche che investono contemporaneamente sia i rapporti con il Cliente (gestione della pratica e soprattutto delle modifiche, gestione dei pagamenti, ecc..) sia quelli con il Fornitore (determinazione del compenso, del netto fornitore, registrazione pagamento fornitori ecc.).

Il tutto è reso ancor più complicato dalla frequenza con cui i cataloghi si rinnovano modificando il contenuto ed il valore dei prodotti turistici offerti.

Diviene sempre più opportuna una gestione informatizzata che permetta di seguire tutta la vita delle singole pratiche dalla nascita fino al saldo di tutti i pagamenti considerando il duplice aspetto dell'attività di un intermediario turistico, ossia il rapporto Agenzia/ Cliente e quello Agenzia/Fornitore

Travel Manager è una soluzione informatica multiutente e client/server che si incarica di gestire le fasi cruciali dell'attività di un'agenzia viaggi in modo rivoluzionario ed estremamente flessibile.Gestisce contemporaneamente i rapporti Agenzia/Cliente e Agenzia/Fornitore mettendo a disposizione sia un insieme di strumenti per il controllo dei pagamenti attivi (Clienti) e passivi (Fornitori) sia strumenti di analisi dei dati aggregati (ammontare totale delle pratiche, Totali per fornitori, tipologie di clienti ecc..)

In particolare Travel Manager si occupa di:

1. Gestire le pratiche ed i pagamenti sia attivi (Clienti) che passivi (Fornitori)
2. Controllare il regolare andamento dei pagamenti evidenziando le situazioni di insolvenza, competenze maturate ecc..
3. Stampare il contratto di viaggio.
4. Gestire e stampare ricevute e buoni consegna.
5. Gestire in modo particolareggiato la biglietteria.
6. Gestire l’attività di organizzazione viaggi determinando esattamente i corrispettivi art. 74 ter ecc..
7. Calcolare i totali pratiche per competenze, IVA, Netto Fornitore ecc. Situazione globale (Dare/Avere) Clienti e Fornitori ecc..
8. Prima nota ed analisi dei trend.
9. Fornire un insieme di tools per la gestione delle stampe e dell'efficienza del programma.

La gestione rappresenta il cuore del programma. In essa si crea la pratica che poi darà vita alla gestione dei pagamenti. Travel Manager gestisce con strumenti intuitivi la composizione del viaggio e il piano dei pagamenti dei clienti. Inoltre, organizza i dati della pratica nella stampa di una proposta di compravendita di pacchetto turistico.
Dalla pratica si producono dati essenziali come le competenze (suddivise in Intermediazione ed organizzazione), il Netto da versare a ciascun fornitore e le quote I.V.A. raggruppate per articolo di legge.
Travel Manager permette di apportare modifiche alla pratica in momenti successivi alla sua creazione andando ad aggiornare le nuove situazioni dei Clienti e dei Fornitori in virtù delle modifiche effettuate.
In gestione si registrano i pagamenti dei clienti e si stampano le ricevute di pagamento. Una volta che il pagamento è concluso la pratica viene chiusa.
Nella gestione dei pagamenti ai fornitori si annotano i pagamenti effettuati ai fornitori in relazione ad una determinata pratica.

La sezione delle scadenze raggruppa tutta una sere di schermate che permettono di seguire accuratamente la gestione dei pagamenti e più in generale la gestione dei rapporti sia con il Cliente che con il Fornitore.
La base dei dati viene interrogata per verificare la regolarità del pagamento dei Clienti e delle pendenze con i Fornitori producendo tutta una serie di report che illustrano il risultato delle interrogazioni effettuate. Vengono fornite notizie cosiddette di "raffronto" attraverso le quali poter controllare sia la propria attività in generale sia la regolarità dei rapporti con i fornitori.
Si producono, in particolare, informazioni che permettono di dare sia la situazione complessiva che il dettaglio relativo alle pendenze che l’agenzia ha con un fornitore pratica per pratica, oppure monitorare l'attività di biglietteria dell’agenzia.
Si ricava, fra l’altro, l’indicazione giornaliera dei compensi di organizzazione percepita.

La sezione dei totali e quella di analisi rappresentano il cruscotto aziendale.
Per cruscotto aziendale si intende tutta una serie di strumenti che forniscono particolari dati che servono alla conduzione della propria azienda e che permettono di valutare l’andamento passato e di fare delle adeguate previsioni sul futuro. Travel Manager permette di analizzare la propria attività attraverso una analisi temporale dei totali complessivi realizzati ( tipologia d’I.V.A., Intermediazione, Organizzazione) . Ma si può voler anche analizzare nel tempo l’andamento del rapporto con un Fornitore in base al volume d’affari oppure vedere quanto è variato il volume d’affari che un certo servizio ha procurato all’azienda.
Allo stesso modo è possibile valutare l’importanza di un certo cliente sulla base del volume d’affari che mi garantisce ogni anno oppure sulla regolarità dei pagamenti.
Si può voler studiare la composizione dei Clienti e dei Partecipanti e come questa composizione si è evoluta nel tempo per fare delle valutazioni sulle strategie competitive che l’agenzia ha cercato di realizzare o che ha intenzione di perseguire.
Stesso discorso può essere fatto con i fornitori.
Analizzando il rapporto di dare/avere ed il variare del volume d’affari nel tempo si possono ricavare informazioni essenziali sulla scelta dei partner commerciali.
E’ possibile valutare anche la produttività dei propri dipendenti verificando le pratiche da loro prodotte.

Le funzioni di amministrazione permettono un efficiente utilizzo di Travel Manager.
In particolare si gestisce l’accesso multiutente, il ripristino dei database danneggiati e la compattazione degli archivi al fine di renderli più "leggeri" e più veloci.
Una funzione molto importane è quella che permette l’attribuzione dell’output di stampa a specifiche stampanti installate sulla rete.Ad esempio, se si vuole che tutte le proposte contrattuali mi vadano sulla stampante X, tutte le ricevute sulla stampante Y e i report di analisi sulla stampante Z. Tramite la funzione off-line Travel Manager può garantire una costante efficienza di prestazioni nel tempo. Questo significa che Travel Manager non richiederà mai un nuovo investimento in hardware in quanto è capace di ristabilire l’efficienza delle prestazioni.

Assistenza
L'assistenza viene realizzata attraverso l'utilizzo di un software di controllo remoto (PC Anywhere) che permette di intervenire immediatamente per risolvere le problematiche più comuni.Si effettua assistenza on-site per i casi che non possono risolversi in controllo remoto.

Caratteristiche tecniche di Travel Manager